Videokonferenzen: Hilfestellungen zum datenschutzkonformen Betrieb

Videokonferenzen führten viele Unternehmen mit der Corona-Krise ohne Vorbereitung ein. Kein Grund, Sicherheit und Datenschutz zu vernachl?ssigen.

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Videokonferenzen

Von
  • Ute Roos

"Der erstbeste Online-Dienst muss nicht das Optimum sein", erkl?rt das Unabh?ngige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) anl?sslich der Ver?ffentlichung seiner Hilfestellungen zur datenschutzkonformen Durchführung von Besprechungen per Video oder Telefon. So habe man beispielsweise mit einer Videokonferenz-Software, die auf dem Server innerhalb der eigenen Organisation installiert ist, mehr Kontrolle. Weitere technische und organisatorische Ma?nahmen, die Unternehmen und Beh?rden – nicht nur – im Homeoffice beachten sollten, nennt die Broschüre "Datenschutz: Pl?tzlich Videokonferenz - und nun?"

Stand zu Beginn der Corona-Krise noch im Vordergrund, schnelle L?sungen für wichtige Absprachen und Abstimmungen zu finden, so k?nne man nun die gesammelten Erfahrungen "für eine nachhaltige und vor allem datenschutzkonforme Ausgestaltung" nutzen, sagt die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, Marit Hansen. So sollen die Hilfestellungen des ULD als Grundlage dienen, langfristige L?sungen zu etablieren. Auch sollten Beh?rden und Unternehmen, so noch nicht geschehen, schriftliche Regeln oder Betriebsvereinbarungen für die Durchführung von Videokonferenzen erstellen.

Zun?chst stellt sich die grunds?tzliche Frage, ob eine Videokonferenz für die jeweilige Situation das richtige Kommunikationsmittel ist. Zwar kann es von Vorteil sein, Gestik und Mimik der anderen Teilnehmer zu sehen, es bestehen andererseits aber auch Risiken. Wenn eine Telefonkonferenz oder schriftliche Kommunikation ausreicht, kann man diese Risiken vermeiden. Mit der übertragung von Bildern bei einer Videokonferenz fallen automatisch personenbezogene Daten an. Je nach Inhalt der Konferenz k?nnen weitere vertrauliche Daten hinzukommen.

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Hat ein Unternehmen oder eine Beh?rde die Software auf eigenen Servern installiert, existiert in der Regel ein Konzept, wie man beispielsweise mit Meta-, Protokoll- und Analysedaten umgeht oder welche Funktionen für die Teilnehmenden verfügbar sind. Diese Variante gew?hrleistet der entsprechenden Organisation mehr Kontrolle über die Datenverarbeitung. Bei der Nutzung von Online-Diensten empfiehlt das ULD, sich mit der IT-Abteilung über datenschutzfreundliche Voreinstellungen, Einsatz von Verschlüsselung et cetera zu beraten.

Auch die beiden an Videokonferenzen beteiligten Gruppen – Organisatoren und Teilnehmende – k?nnen durch bestimmte Ma?nahmen zu mehr Datenschutz beitragen. Beispielsweise k?nnen Unterlagen, die die Grundlagen der Besprechung bilden, vorab über sichere Kan?le verteilt, oder personenbezogene Daten aus Pr?sentationen entfernt werden. Teilnehmer k?nnen auch Pseudonyme benutzen.

Der Organisator einer Besprechung sollte die Regeln vorher festlegen und den Teilnehmern mitteilen. Dazu geh?ren auch Informationen zu den Moderationsfunktionen wie Aufzeichnungen, Stummschalten oder die Zul?ssigkeit von Screenshots oder Aufnahmen seitens der Teilnehmer. Diese wiederum sollten ihr Umfeld für die Videokonferenz sorgf?ltig gestalten und beispielsweise darauf achten, dass im Hintergrund keine pers?nlichen oder vertraulichen Gegenst?nde zu sehen sind – Familienfotos, Arzneimittel, Ordnerrücken mit Klientendaten geh?ren hierzu. Hinzu kommt, dass nicht zuf?llig andere Mitglieder des Haushalts oder G?ste mit Bild oder Ton aufgezeichnet werden sollten.

Die Hilfestellungen liefern weitere Hinweise, die vielleicht nicht jedem Nutzer bewusst sind: So nehmen manche Programme automatisch und ohne eigenes Zutun Kontakt mit Social-Media-Plattformen auf, was sicherlich nicht in jedem Fall gewünscht ist. Wenn solche Tools Warter?ume oder Anklopffunktionen anbieten, sollte man sie auch nutzen – sie gew?hrleisten, dass nur erwünschte Teilnehmer bei einer Besprechung dabei sind.

Abschlie?end nennt die ULD-Broschüre verschiedene Einsatzszenarien wie Videoberatungen oder Videokonferenzen im Ehrenamt mit ihren besonderen Erfordernissen und liefert eine Linkliste für tiefergehende Informationen zum Thema – darunter die Leitfragen des Bundesdatenschutzbeauftragten zur Beurteilung von Angeboten oder das über 170 Seiten starke Kompendium Videokonferenzsysteme des BSI für Entscheider, Planer, Beschaffer, Betreiber, Administratoren, Auditoren und Endnutzer.

Siehe dazu auch:

(fo)

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